وب، ذاتاً ابزاری برای اشتراک اطلاعات می باشد. به منظور فراهم آوردن زمینه ای جهت نمایش اطلاعات (یا همان محتوا) در طیف وسیعی از سیستمها، متخصصین، زبان HTMLرا توصیه کردند. این زبان نحوه نمایش اطلاعات را به سیستمها دیکته می کند. از دید سیستم بسیار مهم بود که:

این روش کمکی باشد برای جدا کردن اطلاعات از قالب بندی انحصاری

از دیدگاه افرادی که می خواستند اطلاعاتی را به نمایش بگذارند، این مورد حرکت بزرگی نبود: آنها باز هم نیاز داشتند HTMLرا یاد بگیرند، تا بتوانند اطلاعات خود را منتشر کنند. CMSمی تواند ایجاد و انتشار اطلاعات را برای هماهنگی تیم هایی متشکل از نویسندگان و ویراستارها، برای کنترل، استفاده مجدد از اطلاعات ساده تر کند.